Posto de serviço: Brasil

O Grupo BID é uma comunidade de pessoas diversificadas, versáteis e apaixonadas que se unem em uma jornada para melhorar a vida das pessoas na América Latina e no Caribe. Nossos funcionários encontram um propósito e fazem o que amam em um ambiente inclusivo, colaborativo, ágil e gratificante.

Sobre esta posição:

Estamos procurando um profissional para atuar como assistente de eventos na Representação do BID no Brasil. Nesta função, você irá apoiar o Coordenador de Protocolo e Eventos no planejamento, organização, execução e acompanhamento de eventos, reuniões e atividades das quais o Banco participe, bem como apoiar o Pool de Serviços Operativos (PSO) em temas administrativos e no atendimento de demandas dos clientes internos com qualidade e eficiência.

Você trabalhará no departamento Administrativo de CSC/CBR. Esta equipe é responsável por orientar, promover e apoiar o planejamento, gestão e desenvolvimento de recursos financeiros e humanos na implementação de serviços e processos. Sob a supervisão da Administração, o Assistente de Eventos prestará suporte às operações com qualidade e eficiência esperados.

O que você fará:

O/a candidato/a selecionado/a realizará as seguintes atividades:
Apoiar o Coordenador de Protocolo e Eventos no zelo pela observância da ordem de precedência em todos os eventos oficiais e no cumprimento dos aspectos cerimonias da instituição em todas as reuniões oficiais:
Auxiliar no planejamento e organização dos aspectos cerimoniais da instituição para eventos de pequeno, médio e grande porte;
Auxiliar no levantamento de indicadores-chave para medir a eficiência dos serviços prestados pelas partes envolvidas na realização de reuniões e eventos;
Apoiar na elaboração de resumos executivos, programas e roteiros minuto a minuto;
Providenciar a logística em todas as suas fases (antes, durante e depois) de missões, reuniões, videoconferências, eventos internos/externos (convites, carta acordo, alimentação, hotel, transporte, recepção de convidados/autoridades etc.), bem como preparar, enviar, classificar e arquivar toda documentação solicitada;
Apoiar em assuntos administrativos como telefonemas, agendamentos, alinhamentos de agenda com órgãos governamentais, entre outros;
Prestar Atendimento aos clientes internos de todas as demandas relacionadas aos projetos, adotando critérios de prioridade, com o objetivo de cumprir os indicadores de qualidade e prazos estabelecidos;
Preparar, enviar, acompanhar, classificar e arquivar todas as correspondências padrão, relacionadas à preparação de projetos, aos contratos de empréstimo e ao cumprimento de todas as suas cláusulas e prorrogações; aos planos de aquisições e conceitos obrigatórios de aquisições e registro PRISM; aos desembolsos; aos EFAS e às solicitações dos auditores; e demais correspondências que forem solicitadas;
Incluir no sistema os contratos de consultores individuais e seus aditivos, bem como acompanhar todo o trâmite dos mesmos até sua assinatura e envio ao Setor Administrativo; orientar em relação à solicitação de pagamentos de seus honorários;
Atuar junto à agência de viagens, com a qual o BID mantenha contrato, em todos o trâmite relativo às viagens operativas: solicitação/alteração/cancelamento de passagens, hospedagens nacionais e internacionais e prestação de contas (SOE’s);
Encaminhar para processamento do Setor Administrativo todos os pagamentos de faturas de gastos relacionados aos temas corporativos dos projetos, atendendo aos procedimentos de compras corporativas e políticas vigentes;
Traduzir ou revisar pequenos documentos Português> Espanhol> Inglês, quando necessário;
Operar todos os sistemas BID que estejam relacionados às atividades desempenhadas: SISCOR, ezShare; Convergência, Concur, Service Now, PRISM, Self Service, LAMA, Business Partener Portal e aqueles que estejam vigentes à época;
Manter organizado os espaços de trabalho e a documentação (física e/ou virtual) sob a sua responsabilidade e garantir que os recursos materiais necessários às atividades do trabalho estejam disponibilizados.
O que você vai precisar:
- Educação: Graduação em Secretariado Executivo, Administração, Eventos, Relações Internacionais ou outros campos relevantes para as responsabilidades da função.
- Experiência : Pelo menos 2 anos de experiência profissional relevante.
- Línguas : Português fluente. Domínio de espanhol e/ou inglês será um diferencial.
  Habilidades principais:
  - Aprender continuamente.
  - Colaborar e compartilhar conhecimento.
  - Foco nos clients.
  - Comunicar e influenciar.
  - Inova r e experimentar coisas novas.
    Habilidades Técnicas:
    - Domínio do Pacote Office (uso de todas as ferramentas do Outlook e Office).
      Requisitos:
      - Cidadania: Você é cidadão brasileiro ou cidadão de um dos nossos 48 países membros, com residência ou permissão legal para trabalhar no Brasil.
      - Consanguinidade : Você não tem familiares (até o quarto grau de consanguinidade e segundo grau de afinidade, incluindo cônjuge) trabalhando no BID, BID Invest ou BID Lab.
        Tipo de contrato e duração:
        Tipo de contrato: Consultor Nacional Full-Time.
        Duração : 12 meses .
        Local de trabalho: No local – Brasília – DF
        O que nós oferecemos
        O grupo BID oferece benefícios que respondem às diferentes necessidades e momentos da vida de um funcionário. Esses benefícios incluem:
        Um pacote de remuneração competitivo.
        Licença e férias: 2 dias por mês de contrato + licença parental neutra em termos de gênero
        Seguro de saúde: o Grupo BID fornece um subsídio mensal para a compra de seguro de saúde
        Plano de poupança: O Grupo BID se preocupa com o seu futuro. Dependendo da duração do contrato, você receberá um subsídio mensal do plano de poupança.
        Horários de trabalho

Assistente de Eventos (CSC/CBR)